Comment écrire un mail en anglais

Comment rédiger un mail en anglais ?

L’e-mail est devenu un mode de communication incontournable. Que ce soit dans le cadre d’un parcours académique ou d’une activité professionnelle, on est souvent amenés à écrire en anglais quantité d’e-mails et de lettres. L’e-mail suit une structure particulière. Voici quelques conseils à suivre afin d’éviter les erreurs courantes.

Objet du mail

Nous sommes tous assaillis de mails quotidiennement. Pour éviter que votre mail professionnel ne disparaisse dans le flux de la boite de réception de son destinataire, il est important de mentionner clairement l’objet du mail : demande d’information « information request », demande de rendez-vous « Request for an appointment with Paul »… Si vous vous adressez à un prestataire, mentionnez le nom de votre société dans l’objet du mail cela permettra d'être immédiatement reconnu.

Formule de politesse d'ouverture

Attention les formulations en bleu sont à proscrire :)

Les formules de politesse anglaises sont souvent le point qui laisse dubitatif les français habitués à des formules toutes faites qui ne peuvent pas être traduites littéralement. Attention aux faux-amis ! Si « cordially » signifie bien « cordialement » en anglais, ce n’est pas une formule de politesse, mais un adverbe.

Pour commencer un mail, l’idéal est d’introduire une formule de politesse d’ouverture. Si vous ne savez pas comment s’appelle la personne à qui vous envoyez votre email, par exemple lorsque vous répondez à une offre d’emploi, vous pouvez commencer par « Dear Sir » ou « Dear Madam », ou encore de façon plus générale « To whom it may concern ». Quand vous vous adressez à une personne que vous connaissez, une formule unique peut être employée dans tous les cas de figure « Dear M. Brown » ou « Dear Mrs. Jones ».

Lorsque le destinataire est un collègue proche, un « Hello » ou « Hi » suffit.

N'utilisez surtout pas les termes de la bulle bleue. Vous ne serez pas pris au sérieux.

Corps de texte

Dans un mail professionnel en anglais professionnel, le plus important est de rédiger un texte clair, concis. Commencez par une phrase introductive, qui indique clairement le but de votre message. « I’m writing regarding this subject… », « I’m writing in connection with… » “I’m writing to let you know that…”, “Could you please…”...

N’hésitez pas à mettre en gras et à souligner certaines parties de votre message pour les mettre en avant. Il est important aussi d’aérer votre texte, cela donnera davantage envie à votre destinataire de le lire.

Les mots de liaisons anglais sont utiles pour organiser votre propos : « First », « To begin with », « Also », « Then », « Finally », « To conclude », « In conclusion ».

Si vous avez un CV jointe à votre mail en anglais vous pouvez utiliser la formule "Please find attached my resume" ou encore  "I have included my resume for your review"

Formule de politesse de clôture

Pour conclure un mail en anglais en beauté, une formule de politesse de clôture est bienvenue.

Pour remercier votre interlocuteur de son aide lors d’une requête « Thank you in advance for your help ».

Selon la personne à qui vous vous adressez, certaines formules peuvent ou non être utilisées : « yours sincerely », « yours faithfully » sont à réserver à une relation hiérarchique et à un message professionnel, « kind regards », « best regards », « regards » sont des formules à employer dans des échanges plus usuels avec vos collègues ou des prestataires.

Si vous répondez à une offre d’emploi, insérez une phrase qui invite votre interlocuteur à vous recontacter « I am looking forward to meeting / hearing from you », « please contact me if you need any further information ».

Lexique anglais

• The Internet : Internet
• To get online : Se connecter à Internet
• To exit : Quitter
• To undo : Annuler (une action)
• To cancel : Annuler (un rendez-vous)
• To be online / offline : Être en ligne / hors ligne
• To download : Télécharger
• The inbox : La boite mail
• An email account : Un compte mail
• To send an email : Envoyer un email
• To forward an email : Transférer un email
• An email address : Une adresse électronique
• Directory : Répertoire
• Contact list : Liste de contacts
• To write a message : Rédiger un message
• To answer a message : Répondre à un message
• ASAP (as soon as possible) : Dès que possible

Découvrez également notre fiche d'anglais sur les formules de politesse !