Ecrire un message d'absence en anglais

Rédiger un e-mail d'absence du bureau en anglais

Vos vacances approchent ? N'oubliez pas de rédiger un texte d'absence en réponse automatique sur votre messagerie !

Vos collaborateurs sont à la fois Français et internationaux ?

Pensez aussi à écrire un message d'absence multilingue. Cela permettra à vos collègues de vous contacter à vos retours de congés.

À court d'idées ? Consultez nos modèles pour vous inspirer.

Checklist - éléments que vous devez mettre dans votre message d'absence

Avant de commencer, voici les informations clés que vous devez indiquer dans votre e-mail d'absence :

• Introduction / Remerciez la personne pour son message
• La raison de votre message automatique (absence du bureau, congés)
• La date de votre retour
• La / Les personnes à contacter en cas d'urgence
• Les adresses e-mails des personnes à contacter en cas d'urgence
• Formule de politesse

Allons dans le détail : voici quelques modèles pour chaque partie de votre e-mail.

Comment rédiger un message d'absence en anglais ?

Lorsque vous rédigez votre message d'absence en anglais, mettez-vous à la place de votre interlocuteur. Que veut-il savoir ? Il veut savoir quand son message sera traité. Parfois, sa demande est urgente et il voudra avoir un autre point de contact qui saura répondre à son problème. Il faut donc que votre message soit assez concis et transparent pour que toutes ces infos apparaissent dans votre e-mail.

Introduction / La raison de votre absence

Dans l'introduction de votre message, remerciez la personne pour son e-mail. Indiquez que vous n'êtes pas joignable actuellement, et précisez la date de votre retour. Vous pouvez préciser la raison de votre absence (congés, séminaire) mais ce n'est pas obligatoire. À vous de voir si vous souhaitez aller dans le détail.

Voici quelques clés pour vous aider dans la rédaction :

Hello, thank you for your email. ➜ Bonjour, merci pour votre e-mail
 

Hi there, thanks reaching out. ➜ Salut, merci de m'avoir contacté.e.

Note : utiliser "hi" peut parfois être acceptable en entreprise. Tout dépend de l'esprit de votre équipe, et de la taille de celle-ci (une start-up a parfois un ton plus décontracté).

• I will be out of the office from [date] to [date]. ➜ Je serai absent(e) du bureau du [date] au [date]
   
• I will be away from [date] until [date] ➜ Je serai absent(e) du [date] jusqu'au [date]
   
• I am currently out of the office and will be back on Monday April 6th. I will have limited access to emails. ➜ Je suis actuellement absent(e) du bureau, et je serai de retour le Lundi 6 Avril. J'aurais un accès limité à mes e-mails.
   
• I am currently out of the office, with no email access. I will be returning on [date] ➜ Je suis actuellement absent(e) du bureau, sans accès à mes e-mails. Je serai de retour le [date]
   
• I will be on maternity leave from January 2nd to April 8th. ➜ Je serai en congés maternité entre le 2 Janvier et le 8 Avril.
   
• Our offices will be closed from December 25th to January 2nd.  ➜ Nos bureaux seront fermés du 25 Décembre au 2 Janvier.

Note : il est parfois possible de voir certaines personnes utiliser l'acronyme OOO (Out Of Office), ou WFH (Working From Home)

La date de votre retour

Lorsque vous rédigez votre date, privilégiez le format "Month, Day number" (exemple : May, 5th). Si vous utilisez le format en chiffres, attention à bien différencier la date britannique de la date américaine. En savoir plus.

La / Les personnes à contacter en cas d'urgence

Étape clé de votre message d'absence, indiquez les personnes à contacter en cas d'urgence. Vous montrerez ainsi que le message de la personne pourra être traité par d'autres personnes de votre équipe. Cela montre la disponibilité de votre entreprise, et votre capacité d'écoute.

Voici quelques exemples de phrases à utiliser :

• If you need immediate assistance, please contact Mr Alex Smith (email), or Mrs Jane Doe (email). Otherwise, I will respond to your message as soon as possible upon my return. ➜ Si vous avez besoin d'aide, contactez M. Alex Smith (e-mail) ou Mme Jane Doe (e-mail). Sinon, je répondrai à votre message à mon retour.
   
• For urgent matters, you can contact Mrs Jane Doe (email). ➜ En cas de demande urgente, vous pouvez contacter Mme Jane Doe (e-mail)
   
• If you need immediate assistance while I'm away, please email Mr Alex Smith (email) ➜ Si vous avez besoin d'aide immédiate pendant mon absence, envoyez un e-mail à M. Alex Smith (email)
   
• If you need assistance while I'm away, please contact Mrs Doe at (email). I will respond promptly to your e-mail once I return on [date] ➜ Si vous avez besoin d'aide pendant que je suis absent(e), contactez Mme Doe à (e-mail). Je répondrai rapidement à votre e-mail à mon retour le [date]
   
• For assistance, please contact my colleague Jane at (email) ➜ En cas de besoin, contactez ma collègue Jane à (e-mail)
   
• In the meantime, feel free to reach out to Alex Smith (email) ➜ En attendant, n'hésitez pas à prendre contact avec Alex Smith (e-mail)
   
• In case of an emergency, please contact John (email) ➜ En cas d'urgence, contactez John (e-mail)
   
• If you need immediate assistance, you can reach me on my mobile [phone number] ➜ Si vous avez besoin d'aide immédiate, vous pouvez me joindre sur mon portable [n° de téléphone]
   
• In case of an urgent matter, feel free to contact me at [phone number] ➜ En cas d'urgence, n'hésitez pas à me contacter au [n° de téléphone]

Formule de politesse

N'oubliez pas la formule de politesse avant votre signature.

• Best Regards,
• Regards
• Kindest Regards,
• With Regards,
• Yours Respectfully
• Sincerely,
• Kind regards,
• Best,

Soyez originaux, mais faites attention.

Certaines entreprises optent parfois pour un message original. Certains collègues peuvent faire preuve d'humour.

Commencez d'abord à écrire un message basique si vous commencez à écrire en anglais.

Si vous êtes un professionnel qui a créé sa propre activité, profitez également de votre message d'absence pour rediriger la personne vers votre site web. C'est une bonne manière de faire tourner l'activité de votre entreprise pendant votre absence.

Vous pouvez aussi y ajouter les réseaux sociaux de votre entreprise, ou la date de votre prochain séminaire avec le lien d'invitation.

Soyez créatifs, oui, du moment où cela reste acceptable dans votre domaine d'activité.

Les messages humoristiques, eux, auront leur place en interne, ou en agence si cela colle avec le ton de votre entreprise.

Pour aller plus loin, n'hésitez pas à consulter notre article sur la prospection en anglais, ou sur la rédaction d'un e-mail en anglais.

Bonnes vacances !